DISEÑO ORGANIZACIONAL

 

DISEÑO ORGANIZACIONAL

Docente:        John Jairo Arias Gómez

Estudiantes:    Nayla Viviana Córdoba Piamba

                        Diana carolina Vargas Salazar

                        Laura Lucía Moreno Toro

                                                                                                     Tomado de: (Sanabria, 2018)

"Una organización efectiva es aquella que logra coherencia entre sus componentes y que no cambia un elemento sin evaluar las consecuencias en los otros" Henry Mintzberg

El proceso de diseño organizacional consiste en organizar sinérgicamente las unidades orgánicas de una entidad, elegir tareas, responsabilidades y relaciones de autoridad, buscar conexiones entre divisiones o departamentos de una organización y crear condiciones óptimas en sus operaciones. Este proceso busca identificar las disfuncionalidades que existen en los procedimientos, sistemas y estructuras, hasta lograr alinearlos a los objetivos planteados.

En ese orden de ideas, diseñar una estructura organizacional permite armonizar los recursos con los que cuenta una empresa, de tal forma que las actividades estén sincronizadas con los objetivos organizacionales. Se establecen jerarquías con el fin de delimitar el trabajo de cada individuo, así como sus obligaciones y normas a cumplir por todos los integrantes de una empresa.

Lo invitamos a observar el siguiente video, para ampliar los conocimientos acerca del tema:

El proceso de diseño organizacional, requiere el análisis de sus condiciones internas (endógenas) y externas (exógenas), con el fin de hacer frente a los retos que debe enfrentar cualquier organización y poder ser sostenible.

 CONDICIONES INTERNAS:

Aquellas variables sobre las que la empresa tiene control y capacidad de decisión, como: niveles jerárquicos, descentralización, comunicación.

 CONDICIONES EXTERNAS:

Aquellas variables sobre las que la empresa no tiene control, como: de tipo económico, político, legal, social, ambiental, de mercado. 

OBJETIVOS DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL

 

        

 

                                                        

 

                                                    

Beneficios implementación proceso de diseño organizacional:

• 
  ü  Mejora servicio al cliente
• ü  Incremento rentabilidad
• ü  Reduce costos operativos
• ü  Incrementa capacidad respuesta ante situaciones adversas
• ü  Mayor eficiencia en uso de recursos
• ü  Mejora la flexibilidad, coordinación y comunicación

ETAPAS Y ELEMENTOS DEL PROCESO DE DISEÑO ORGANIZACIONAL

 

Analiza: flujo de trabajo, estructuras, procedimientos y sistemas

  
                    

Reorienta para conseguir objetivos              Desarrolla nuevas estrategias

Para la implementación del proceso del diseño organizacional, se debe tener en cuenta 4 aspectos fundamentales:

v  DIVISIÓN DEL TRABAJO: de esta manera cada trabajador desarrolla mejor sus habilidades y destrezas en sus tareas, se ahorra tiempo, capital y se diversifican sueldos. Consiste en dividir tareas en actividades o funciones. Se logra la especialización del trabajo en actividades uniformes.

v  DEPARTAMENTALIZACIÓN: con el fin de maximizar la eficiencia en la empresa, se agrupan las actividades que tienen una misma línea de acción. Por medio del organigrama, se muestran las funciones, departamentos y posiciones en una organización.

v  JERARQUÍA O CADENA DE MANDO: se establecen relaciones de autoridad entre las jefaturas y los colaboradores. Se encuentran los diferentes niveles de la estructura organizacional, definiendo qué persona reporta o depende de otra.

v    COORDINACIÓN: se trata de controlar las actividades y la información, de tal forma que se logre armonía con las metas organizacionales.

 

Dentro de las etapas del proceso de diseño organizacional, se encuentran:

• DIFERENCIACIÓN E INTEGRACIÓN: se clasifican las actividades hasta lograr definir las etapas de acuerdo a la complejidad del sistema. Se coordina y controla los subsistemas de la empresa.

La agrupación de las actividades se realiza por departamentos que tengan orientaciones o actividades comunes o por departamentos que deban integrar sus actividades por utilidad. 

• COMPLEJIDAD ORGANIZACIONAL: los miembros de una organización se agrupan en unidades estructurales, según roles funciones, rangos, conocimientos, etc. La complejidad nace gracias a esta diferenciación, ya que los elementos no se relacionan directamente y depende del tamaño de la organización y el entorno.

• FORMALIZACIÓN ORGANIZACIONAL: en este proceso se establecen normas, procedimientos y medios que permitan la realización de actividades. Se encuentran los manuales de funciones, procedimientos, formularios, diagramas de flujo, instructivos que permitan la unificación de tareas y toma de decisiones. 

• DIMENSIÓN ORGANIZACIONAL: la identificación de dimensiones relevantes para el desarrollo de tareas específicas que conllevan a la creación de dependencias especializadas, que permite buscar soluciones a problemas particulares propios de cada área. Entre las dimensiones se encuentran:

1.    Formalización: cantidad de documentación con que cuenta la organización, que describen comportamientos y actividades.

2.    Especialización: división del trabajo.

3. Jerarquía de autoridad: describe el grado de control de gerentes hacia subordinados. 

4.    Centralización: para la toma de decisiones. 

5.    Profesionalismo: nivel de educación y capacitación. 

6. Proporciones de personal: medir el número de empleados asignado a ciertos departamentos o funciones.

• TOMA DE DECISIONES: de acuerdo al nivel decisorio, se establece una estructura formal o en función a una estrategia general.

 Modelos de estructuración de actividades organizacionales:

 1.    Autoritario  2.    Paternalista 3.    Consultivo 4.    Participativo

 Variables:

1.   Estilos de liderazgo 2.   Motivación 2.   Comunicación 3.   Toma de decisiones 4.   Control

 Estructuras:

1.    Orgánicas: estructura descentralizada, no hay clara división del trabajo, escasas normas y procedimientos, los miembros tiene un amplio control y funciona para ambientes flexibles. 

2.    Mecánicas: estructura centralizada, clara división del trabajo, se rige bajo normas y procedimientos precisos, limitado control de los miembros, formalizada, funciona para ambientes estables y predecibles.

 

MODELOS ESTRUCTURALES DE LA ORGANIZACIÓN

Se presentan diversos modelos estructurales organizativos, los cuales se organizan de acuerdo a la jerarquía o unidad de mando y la centralización, estandarización o formalización de los procesos en una empresa. Entre ellos se destacan:

 

Modelos simples: 

Modelos complejos:

Se combina los principios de los diferentes modos de la organización.

A continuación, repasaremos algunos de ellos:

v  MODELO LINEAL: se utiliza generalmente en pequeñas o medianas empresas, la línea de mando la asume un gerente o dueño, quien supervisa o controla a los diferentes niveles en la organización. Estructura de tipo piramidal, con dificultades por la concentración del poder y falta de respuesta a entornos cambiantes.

                                    Tomado de: (Organigrama de una empresa pequeña, 2019)

v MODELO FUNCIONAL: en este modelo, se agrupan equipos de acuerdo a sus especialidades, como: finanzas, sistemas, producción, marketing; se adecúa para el incremento de la producción de bienes y servicios estandarizados. Existe menor concentración del poder y se delega a los especialistas.

v  MODELO ADHOCRÁTICO: en este modelo, se parte de una estructura lineal en la cual no existe un líder específico, sino que todos los miembros de la organización, tienen igualdad en su cargo, importancia y autoridad para la toma de decisiones, por medio del consenso. Los equipos auto gestionan sus reglas y funciones; mantienen un liderazgo inteligente, en el que se asigna a la persona idónea para un determinado proyecto, según la diversidad de habilidades, conocimientos y perfiles con los que cuenta; existe una máxima capacidad de adaptación ante los cambios que se presenten y buscan la innovación.

A continuación, se presenta un video para ampliar la información sobre las ventajas y desventajas de este modelo:

v  MODELO LINEO – FUNCIONAL: combina los planteamientos del modelo vertical y el horizontal, aprovechando las ventajas y minimizando las desventajas que cada uno de estos modelos presenta. La autoridad la asume un solo jefe para cada área funcional y se apoya de las sugerencias de los staffs directivos, funcionales y de asesoramiento. La desventaja radica en la excesiva burocratización y jerarquización, con elevados costos administrativos.

 

v  ORGANIZACIÓN DIVISIONAL: organiza as actividades de la empresa, según grupos geográficos, grupos de productos o servicios, por lo que sus áreas funcionales se representan en divisiones, que cuentan con recursos propios para su operación. Se utiliza en empresas presentes en varias regiones y mercados. Como ejemplo se tiene a Johnson & Johnson, quienes organizan a su empresa en 3 divisiones:

v  ORGANIZACIÓN MATRICIAL: también denominada “sistema de mandos múltiples”. La empresa se organiza tomando dos tipos de estructura al mismo tiempo: el producto o proyecto y las funciones, por lo que coexisten dos líneas de mando. La primera línea de mando obedece a las funciones o divisiones, y el segundo, al personal de las divisiones que forman equipo para asumir un proyecto y que reporta a un gerente de dicho proyecto.

                                                          Tomado de: (Plaza, 2015)

v MODELO COLEGIAL: se refiere a un modelo en el que un grupo de personas cuentan con un propósito común, que experimentan una sensación de compañerismo y se centra en el trabajo en equipo. Los colaboradores se sienten útiles y necesarios y reconocen los aportes de los administradores, quienes se consideran entrenadores de equipos de calidad. Los empleados se responsabilizan de sus actos, se auto disciplinan para cumplir con los objetivos. La desventaja que presenta este modelo es la constante generación de compañerismo entre los empleados. 

v  MODELO FEDERAL: se basa en la cooperación entre empresas y en las alianzas tecnológicas que se establecen para minimizar los límites geográficos. Se caracteriza por lograr ser organizaciones inteligentes, que se agrupan en funciones y con una estrategia de diversificación.

v  MODELO EN TRÉBOL: conformado por tres áreas:

1.    Núcleo: conocimiento o capacidad esencial de la empresa

2.  Subcontratación: el trabajo no esencial, a contratar con empresas o trabajadores independientes especialistas en cada área.

3.    Trabajo flexible: trabajadores de medio tiempo temporales, a contratar para cumplir funciones específicas de la producción.

Existe una cuarta hoja que compone el trébol y que no representa costos a la empresa, por cuanto se traslada hacia el cliente. Ejemplo: auto servicio o self-service. 

Tomado de: (Sánchez, 2003)

v  MODELO EN RED: en este modelo la comunicación es fluida, y se basa en acuerdos antes que en jerarquías. Se conforma por individuos, organizaciones o grupos independientes, los cuales se integran y operan dinámicamente y coordinan un mismo ciclo de producción. En este modelo innovador, existen relaciones simultáneas entre estos actores, que actúan como proveedores, distribuidores, clientes y hasta competidores. La toma de decisiones les corresponde a múltiples áreas de la empresa. Las empresas se colaboran entre sí para el logro de los objetivos comunes planteados.

 

A continuación, les presentamos un modelo de organización exitoso colombiano, de la empresa TOSTAO: 

Bibliografía

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